Business Mail: Ressourcen

Der Artikel beschreibt ein System zur Verwaltung gemeinsamer Ressourcen wie Konferenzräume, Beamer oder Autos. Nutzer können die Verfügbarkeit in Echtzeit überprüfen und Buchungen vornehmen. Der Ressourcen-Planer von Business Mail sendet automatische Bestätigungen oder Ablehnungen. IT-Verantwortliche können spezifische Zugriffsrechte festlegen und einen "Reservierungsmanager" ernennen, der Kalendereinträge verwaltet. Ressourcen sind in öffentlichen Ordnern verzeichnet und können mit verschiedenen Kalenderprogrammen eingesehen werden. Die Einrichtung erfolgt über die Businessmail-Webadministration.

Anwender können damit gemeinsame Ressourcen wie Konferenzräume, Beamer oder Autos einfach sichten, vorbestellen, delegieren und reservieren. Ein Mitarbeiter, der eine Veranstaltung oder eine Aktivität plant, kann damit die Verfügbarkeit einer Ressource in Echtzeit einsehen und sie sofort buchen. Der Ressourcen-Planer von Business Mail sendet ihm automatisch eine Antwort, um die Buchung zu bestätigen, abzulehnen oder allgemein eine Rückmeldung zu geben.

Zudem kann der IT-Verantwortliche für jede Ressource spezifische Rechte festlegen. Dabei kann er beispielsweise das Recht, eine bestimmte Ressource zu reservieren, auf einzelne Benutzer beschränken. Alternativ ist er zudem in der Lage, einen "Reservierungsmanager" zu beauftragen, der Einträge dem Kalender der Ressource direkt hinzufügen oder aus ihm entfernen kann. Jede Ressource ist dabei im öffentlichen Ordner verzeichnet. Anwender können die delegierten Kalendereinträge für jede Ressource mit Apple iCal, Microsoft Entourage, Business Mail, WebMail und Microsoft Outlook einsehen.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt über die Businessmail Web Administration im Menü "Ressourcen".



Reservierungsmanager

Diese Rechtezuteilung erteilt dem Benutzer die volle Kontrolle über die entsprechende Ressource. Dieser kann die Zuweisung der Ressourcen jederzeit ändern, verschieben oder löschen. Die Hauptaufgabe liegt bei der Lösung von Kollisionsproblemen (Priorisierung).

Ressourcen-Kalender

Jede Ressource zeigt alle Reservationen im entsprechenden Ressourcen-Kalender an. Benutzer können diesen Kalender bei Bedarf abonnieren und haben somit jederzeit Einsicht über die Verfügbarkeit (neben der Free/Busy Ansicht bei Termineintragung).